听着!你要这样汇报工作,才能脱颖而出

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同事小中号是公司的管培生,毕业三年的她十分好学和努力。工作总是抢着做,任劳任怨,而且无论加班到几点,总是按时按量地完成工作,深受她的上司和同事的喜欢。

上司觉得小M的工作做得不错,有意安排她在公司高层的会议上汇报工作,借此给她更多的机会展现和曝光。但是她每次演讲都不够出彩,PPT内容多得不得了,汇报时也都是平铺直叙,找不到重点。

我在台下坐着干着急,看得出她花了很多心思准备,我也知道她工作很用心。会做不会讲,是阻碍小M进一步发展的拦路虎。

绝大多数公司的组织架构,都是金字塔型的。这就意味着越上层的管理者或者老板,每天接触到的信息就越多。而作为管理者最重要的一个工作职能,就是在大量的信息中获取核心要点,并以此作为业务决策的依据。

可惜的是,大多数人在汇报工作时都没有掌握正确的方法。如果只是泛泛而谈,很有可能你讲完了,上级什么也没听进去,这意味着你一切都白做了。

汇报工作只是将你日常所做的,用正确的方法表达出来。

为了在汇报工作中可以让人耳目一新,刮目相看,接下来的这些干货你要认真学习了。

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首先确定你最想传递的信息是什么

可能你的工作很辛苦,也可能你的显示案例很多。但是,无论你要汇报多少内容,请首先确定你此次演讲的目的,那就是让领导听完后记住你汇报的核心内容。目标最好是聚焦在一点上,最多也不应该超过三点。否则会让领导记不住。

XX所以,首先,要确定目标,您最想传递给领导者的信息是什么。

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报告内容,从结论开始

我们通常演讲的结构通常是这样的:我今天早上去购物。为了买最新鲜的大白菜,我6点起床,然后坐公共汽车到地铁站。我没想到地铁发生故障。我等了20只需要一分钟才能正常运行。当我走进蔬菜市场10分钟时,我发现白菜已经售罄,运气太差了。

这个怎么样?这是我们熟悉的语音结构:

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这种说话,聊天和写作小说的方式都没有问题。但使用这样的结构来报告工作是一个很大的错误。

以直截了当的方式讲述,有很多信息要传达,听完后,人们可以对你想要表达的内容做出反应。最后,你想通过早期的问题,或地铁问题,还是白菜问题?

如果您希望人们在短时间内了解您想要传达的信息,您必须改变沟通方式并采用面向结论的沟通方式,即:

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或者上面的例子,另一种说法:

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内容根本没有改变,但是语音顺序已经改变。这段经文的含义是否清楚?

我希望领导者在你谈论的许多信息中理解你想说的话。请先记住结论。

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PPT只传递结论

每当我看到一个充满密集内容的PPT时,我都摇了摇头。这种从自己的角度完全写PPT的方式,没有考虑到观众的感受。

想一想,会议可能长达三个小时或更长时间,而发言者的内容也各不相同。专注于倾听所有内容,这绝对是对观众的体力,视力和精神的多重考验。

你知道吗?许多人一看到密集的PPT就决定放弃听你的演讲。

做PPT的人正在为每张幻灯片提供更多的内容,因为他们害怕遗漏某些东西,并且他们遭受了巨大的损失。正如我的母亲做了很多菜,我希望孩子们可以吃。众所周知,孩子们在吃东西之前已经吃了很多东西,一旦他们看到满桌子的菜,他们根本不想吃东西。

请记住,必须简化PPT的内容,每个人最好只得到一个结论。一种非常有效的方法是将标题设置为结论。

这不仅可以概括您的观点,还可以防止您猜测您想要谈论的主题。标题是意见或结论,即告诉观众我的结论是这样的,没有猜测。

当然,这也为您提出了更高的要求。您无法再阅读PPT,但您应该在报告工作之前反复练习,并且要讲的内容是熟悉的。这样做的好处将极大地增强您与观众的沟通,并使您的报告更加丰富多彩。

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了解更多单词和更多单词

当我看到这些数字时,许多人此刻点了点头。嗯,我完全同意,我刚刚做到了。但我不得不说大多数人做错了。

正如我之前提到的,很多人都喜欢很好地填写每个PPT。填写PPT的两种常见做法:

一个是填写单词。

第二是填写数据。

使用数字进行交谈的人,比如使用PPT作为Excel,复制并粘贴Excel数据,每个PPT都是Excel,其中填充了放大镜无法看到的数字。

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我建议每个完成PPT的人都会在完成PPT后回顾三个重要步骤并考虑一下。如果您是观众,您能一眼看到这个PPT吗?如果你不能,为什么能吸引观众?

让观众了解PPT的方法是:

1.减少文字和图片。

可以用图表或图片表示,尽可能没有文字。

2.突出显示关键数字。

数字是最有影响力的表达。但避免全屏是一个数字。只有突出显示关键数据才能给您留下深刻印象。

这很难做到,但仍有必要朝着这个方向努力。有一个房子能够果断地删除不相关的内容,只留下部分的本质,以便可以清楚地传输信息。

如果你想用几十分钟的时间来传递几十个想法,那么最终的结果可能是其他人没有听过。

会议结束后,我请小莫单独指导。她的演讲时间只有15分钟,但PPT的准备时间超过40页,而且每一片内容都极其丰富,密集,甚至蚂蚁都找不到定居的地方。

我问她,你想传达的目的是什么?你们每个部分的结论是什么?你说完老话后你想让老板记住什么?她突然意识到这一点。

事实上,她并没有弄清楚她想要传递什么信息。她只是想展示她的所作所为,但她并不认为首先应该有目标和结论,然后围绕这些发展。一旦设定了目标,就会知道应该关注什么,应该采取什么措施以及应该丢弃什么。

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我想在演讲报告上留下深刻印象,并在人群中脱颖而出。我必须记住这五点:

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此外,最重要的是您必须在报告之前反复练习,以便在踏上舞台时轻松自如。

永远不要忘记报告的目的。你不是在谈论它。你告诉别人要记住。你正在说话以实现某个目标。

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